Jumat, 30 Juli 2010

RPP ARSIP

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
RPP ARSIP

Mata Pelajaran : PENGELOLAN DOKUMEN
Kelas / Semester : XII / 6
Pertemuan Ke : 1 s.d. 10
Alokasi Waktu : 30 x 45 MENIT
Standar Kompetensi : MEMBUAT DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN UNTUK MENJAMIN
INTEGRITAS
Kompetensi Dasar : 1.3. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan
Indikator : 1.3.1. Penciptaan dan Penerimaan Dokumen
1.3.2. Registrasi Dokumen
1.3.3. Distribusi Dokemen
1.3.4. Penyimpanan dan kembali
1.3.5. Pemeliharaan isi dan fisik
1.3.6. Menyusutkan dokumen

Tujuan Pembelaaran : Memahami konsep-konsep yang berkaitan engan cara mengimplementasikan sistim kearsipan

Materi Ajar : 1.3.1. Penciptaan dan Penerimaan Dokumen
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi
Surat masuk dapat diterima melalui :
a. Kurir Instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi
b. Kurir kantor pos
c. Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkutan bagi
organisasi yang mempunyai PO BOX di kantor pos








1.3.2. Registrasi Dokumen
Buku Agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk atau diterima oleh surat organisasi/kantor. Yang dicatat dalam buku Agenda hanya surat-surat yang penting dan perlu di simpan lama.
Ada 3 (tiga) macam buku Agenda, yaitu :

a. Buku Agenda Tunggal
Yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.
b. Buku Agenda Kembar
Yaitu buku Agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri)
c. Buku Agenda Berpasangan / Berganda
Buku Agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat keluar, ataupun sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
Contoh Stempel Agenda 6 ½ cm, dan 3 ½ cm

1.3.3. Distribusi Dokumen

1. Surat Masuk
Pendistribusian surat kepada pejabat dalam organisasi yang bersangkutan mempergunakan buku ekspedisi entern
Buku Ekspedisi intern adalah buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat antar unit/bagian dalam suatu organisasi. Buku ekspedisi intern dapat dibuat dalam bentuk sebagai berikut :
Buku Ekspedisi Intern
No
Urut Tanggal
Surat Nomor
Surat Dikirim Kepada Nama
Penerima
Paraf dan
Tanggal terima:
Pertanda surat telah diterima, pejabat yang menerima harus memaraf buku ekspedisi pada kolom yang telah disediakan.

2. Surat KeluarPengiriman surat keluar
a. Dikirim langsung, maksudnya surat tersebut dikirim/diberikan/
diarahkan langsung atau sendiri oleh kurir ke alamat yang dituju dengan mempergunakan buku ekspedisi ekstern.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku catatan yangdpat menunjukkan buku pengiriman surat keluar organisasi.
Lajur-lajur buku ekspedisi dapat dibut sebagai berikut :

No
Urut Tanggal
Kirim
Tanggal dan
No. Surat
Dikirim kepada Paraf dan
Penerima

b. Dikirm melalui pos
Pengiriman surat melalui pos dapat pula dilakukan dengan dua cara :
1. Surat langsung dimaskkan ke dalam kotak surat yang ditempatkan di tempat-tempat tertentu. Tidak menggunakan buku ekspedisi
2. Surat diantar ke Kantor Pos dan diserahkan kepada pegawai pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern

1.3.4. Penyimpanan dan Penemuan Kembali
Dalam penyimpanan terlebih dahulu harus di persiapka peralatannya atau perlengkapannya. Peralatan kearsipan yang digunakan dalam sebuah kantor sudah barang tentu berbeda dengan peralata yang digunakan di kantor lain perbedaan ini disebabkan antara lain oleh besar kecilnya kantor komplit tidaknya kegiatan yang dilakukan oleh kantor itu.

Peralatan yang umum digunakan oleh kantor :
1. Lemari arsip (Filling Cabinet)
2. Rak arsip
3. Petunjuk
4. Folder (Map)
5. Kartu Indeks dan kertas penyimpan
6. Kartu kendali atau buku agenda
7. Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, lembar retensi, lembar
peminjaman dan sebagainya.

Cara penemuan kembali warkat dengan kartu kendali

1. Bagian pengendali surat, terlebih dahulu harus mengetahui masalah dank ode klasifikasi serta indeks dari arsip yang dimaksud.
2. Mencari kartu kendali/lembar pengantar pada katalog untuk mengetahui lokasi arsip tersebut.
3. Setelah diketahui lokasinya, maka petugas mencari arsip tersebut berdasarkan kartu kendali serta lembar pengantar pada lokasi arsip.

Contoh penemuan kembali arsip sesuai dengan system penyimpanannya :

a. Sistem Abjad
Sehelai surat dari Nur Yuliati, yang diberi kode A.N.6.2. surat tersebut dapat ditemukan kembali pada kode A . di belakang kode N. di dalam map nomor 6 dengan nomer urut 2

b. Sistem Perihal
sebuah surat dari Santo Paulus, tentang permulaan kesejahateraan perumahan diberi kode kesejahteraan empat maka cara menemukan kembali yaitu dengan mencari laci kepegawaian, dibelakang guide kesejahteraan pada map keempat

c. Sistem Nomor
Misalnya, surat dengan kode 160,0 maka dicari dalam laci yang berkode 100 (kepegawaian) di belakang guide 160 dalam map pertama

d. Sistem Tanggal
sebuah surat dengan kode 15.01.2004, maka dapat ditemukan dalam laci 2004, di belakang guide 01 (Januari) di dalam map nomor 15.

e. Sistem Wilayah
Salinlah surat dengan kode Jawa Tengah – 25.01.04, maka dapat kembali dalam laci Jawa Tengah, di belakang nomor 25 (Surakarta) di dalam map 01 (Januari)

1.3.5. Pemeliharaan Isi dan Fisik
a. Tujuan perlindungan arsip
Perlindungan arsip dimaksudkan sebagai upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya.
b. Cara perlindungan arsip
Pada pokoknya upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya harus dilaksanakan pada seluruh kegiatan kearsipan mulai dari penyimpaqnan, pengaman., pemeliharaan, perawatan, pemindahan, pemusnahan sampai penyerahan arsip statis kearsip Nasional.

1. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyimpanan, antara lain :
- Dibuatkan buku petunjuk tentang pengurursan arsip yang terinci dengan system penyimpanan dan tata kerja yang tepat dan efisien serta selalu diadakan penyempurnaan
- Pengendalian surat yang cermat terutama untuk surat-surat penting
- Disediakan perlengkapan seperti Daftar Klasifikasi, kartu-kartu, guide, folder, dan filling cabinet yang cukup memadai
- Penempatan arsip yang rapi, tertib dan menjamin pelayanan yang cepat
- Petugas kearsipan memenuhi persyaratan yang dibutuhkan

2. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pengamanan, antara lain
- Penyediaan ruang yang aman terdapat pencurian, kebakaran, banjir, dan sebagainya
- Petugas arsip yang loyal dan dapat menyimpan rahasia
- Peminjaman arsip harus selektif, tidak semua pegawai dapat meminjamnya

3. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemeliharaan antara
lain:
- Almari, rak, filling cabinet hendaknya yang anti karat dan
tahan lama
- Ruangan bebas polusi udara, tidak lembab, tidakterkena
sinar matahari langsung, mengenai arsip, berlistrik dan AC yang dihidupkan terus
- Penggunaan bahan arsip yang bermutu tinggi
- Tersedianya peralatan untuk pemeliharaan yang cukup
- Penggunaan racun serangga yang kontinyu
- Penggunaan laminas dan microfilm

4. Cara Perlindungan arsip dalam kegiatan penyusutan/
pemindahan, anatara lain :
- Pembentukan panitia penyusutan/penilaian arsip
- Tersedianya jadwal retensi sesuai dengan nilai guna tiap jenis arsip
- Tersedianya formulir seurvey arsip, daftar ikhtisar arsip, dan daftar pertelaan sementara

5. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip, antara lain :
- Pemusnahan harus sepengetahuan pimpinan dan
memperhatikan pertimbangan BPK, BAKN, dab Arsip Nasional
- Dibuatkan daftar pertelaan arsip dan berita acaranya
- Disaksikan oleh pejabat bidang hokum dan atau pengawas

1.3.6. Penyusutan Dokumen
Pemusnahaan arsip yang mempunyai waktu arsip 10 (sepuluh) tahun atu lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembagai Negara/badan pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan. Panitia Penilai Arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapat persetujuan dari arsip nasional.
Bilamana dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan terdapat keragu-raguan, maka dipergunakan nilai yang paling tinggi.
Adapun cara penyusutan dapat dilakukan dengan :
a. Pemeriksanaan/pemindahan
b. Pemusnahan
c. Penyerahan

Metode Pembelajaran : 1. Tanya Jawab
2. Ceramah bervariasi dan Diskusi
3. Tugas Individu / Kerja Kelompok

Langkah-langkah : A. Langkah Awal
Pembelajaran 1. Guru melaksanakan pre test
2. Tugas kepada siswa membaca modul / buku paket

B. Langkah Inti
1. Siswa mencatat hal-hal penting dari modul / buku
2. Menanyakan hal-hal yang kurang dipahami
3. Guru bertanya pada siswa
4. Tanya jawab guru atau kelompok
5. Menyimpulkan hasil pembelajaran

C. Kegiatan Akhir
1. Melaksanakan post test
2. Remidial

Alat / Bahan / : 1. Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handing), 2004 Dra. Dewi
Sumber belajar Anggrawati Banding Armico
2. Manajemen Kearsipan : 1999, Pudji Heriyanto Malang : Politeknik UNIBRAW

Penilaian : Bentuk Tes :
1. Tes Tertulis
2. Lisan
3. Pengamatan

Bentuk Soal : A. Esay
1. Sebutkan yang termasuk peralatan arsip !
2. Jelaskan fungsi kartu tunjuk silang
3. Salah satu system dalam kearsipan adalah system subyek. Jelaskan yang
dimaksud system subyek 1
4. Sebutkan kebaikan azas Sentralisasi Kearsipan !
5. A. Apa maksud kata-kata di bawah ini :
a. Folder c. Disposisi
b. Guide d. Tickler file
B. Praktek
1. Buatlah folder kertas kuarto sebanyak 26 lembar
2. Buatlah guide sebanyak 26 lember

sumber: dian's web

Tidak ada komentar:

Translate
TINGGI IMAN - TINGGI ILMU - TINGGI PENGABDIAN

Visitor